Wissen Sie, wo Sie mit Ihrem Unternehmen stehen?

Lesen Sie gern Testberichte? Sei es, um sich für sein neues Auto zu informieren oder ein neues Restaurant auszuprobieren, man erhält ein interessantes Bild des Prüfenden auf das Produkt. Gibt es jemanden, der an einer Beschreibung Ihres Unternehmens interessiert sein könnte? Nun, nicht jede Information möchte man an die Öffentlichkeit tragen, aber Sie als Unternehmer und Ihre Führungskräfte sollten sich hin und wieder für einen Unternehmenscheck interessieren, um die Betriebsblindheit zu vermeiden.  Dabei ist die Art und Größe des Unternehmens nicht wichtig. Eine betriebswirtschaftlich geführte Praxis betrifft diese Frage genauso wie ein Geschäft oder Produktionsbetrieb.
Wie ist das bei Ihnen, checken Sie sich und Ihr Unternehmen, Ihre Praxis, Ihr Büro, Ihr Geschäft oder auch Ihren Verein … ja sogar ihre Familie.
Wo geht es hin mit uns? Tunen wir noch das, was wir uns vorgenommen haben und glauben wir auch an ein Leben vor dem Tod? Lust statt Last, Freude statt Pflicht, worauf freuen Sie sich täglich, außer die wohl verdiente Auszeit, die ja auch schon wieder vor der Tür steht?
Sind wir effektiv, also  entspricht das Handeln unseren Zielen und wird gemäß unserer Prioritäten ausgeführt, tun wir also die RICHTIGEN Dinge; oder sind wir nur effizient und machen die Dinge RICHTIG, also werden unsere Arbeiten schnell und zügig durchgeführt, also auch mit wenigen Fehlern?

Neulich rief mich ein früherer Kunde an,  ein Inhaber einer großen Praxis mit folgendem Anliegen: „Hallo Herr Hilliger, als Sie früher regelmäßig bei uns waren, haben wir doch einmal jährlich so eine Analyse, so einen Unternehmenscheck, wie eine Anamnese gemacht. Daraus ist dann regelmäßig ein Maßnahmenplan entstanden. Jetzt waren Sie schon fünf Jahre nicht mehr da und mir fehlt dieses strukturierte Vorgehen. ……“
Wir empfehlen, wenn wir von Unternehmenscheck oder besser neutral Check der Organisation reden, immer eine ganzheitliche Betrachtung in Anlehnung an die vier Perspektiven der Balanced Scorecard mit der Ergänzung der Betrachtung des Kopfes der Organisation (Unternehmer, Vorstand, Arzt, Freiberufler, Familienoberhaupt/-häupter).

Mit letzterem Starten wir immer. Hier einige (nicht alle) typische Fragen:

1. Der Leitwolf:
Zunächst starten wir mit Ihnen und Ihrem persönlichen Leitbild und stellen Fragen wie: Was treibt Sie an?
Welche Werte (i. S. v. Tugenden) sind Ihnen wichtig und was tun sie täglich dafür?
Was sind Ziele der nächsten 10, 5 oder des nächsten Jahres?
Was möchten Sie in x Jahren sein, tun und vielleicht auch haben?
Sind Sie noch auf dem Weg dorthin?
An welcher Biegung sollten Sie abbiegen?
Tun Sie, was Ihnen Spaß macht oder täten Sie gerne, was Ihnen Spaß macht?

2. Die Strategie:
Ist das Geschäftsmodell allen Mitarbeitern klar und ist das Unternehmen mit seinen Prioritäten danach ausgerichtet? Ist das Unternehmensleitbild klar und zu allen Mitarbeitern transportiert?
Sind daraus längerfristige(5 – 15 Jahre) und auch kurzfristige (1 – 2 Jahre)Ziele mit deutlichen Handlungsoptionen (Maßnahmen) heruntergebrochen?
Drückt das alles das Marketing und die Außendarstellung (CI) aus?

3. Finanzen:
Herrscht finanzielle Transparenz (Berichtswesen, Kennzahlen, GuV, Warenwirtschaft)?
Ist die Buchhaltung up to date?
Werden Leistungen zeitnah fakturiert?
Werden Zahlungsziele eingehalten?
Gibt es einen Finanz- und Liquiditätsplan mit Soll/Ist-Vergleich?
Werden Markt und Wettbewerb regelmäßig und strukturiert analysiert und bewertet?
Ist klar, mit welchen Produkten oder Leistungen Geld verdient oder verloren wird?

4. Organisation (Struktur und Abläufe):
Sind jedem Mitarbeiter seine Aufgaben und seine Kompetenzen klar und ist das mit ihm besprochen und vereinbart?
Sind die Abläufe allgemeingültig beschrieben und werden sie eingehalten?
Gibt es ein kleines Qualitätsmanagementsystem?
Ist die Infrastruktur, EDV, Kommunikationsinstrumente, Fahrzeuge, Büroausstattung in gutem Zustand?
Wie ist es mit Ordnung und Sauberkeit, auch auf den Festplatten?

5. Mitarbeiter-Führung:
Ist das Kommunikationssystem im Unternehmen ausreichend?
Bekommen die Mitarbeiter regemäßig und systematisch Rückkopplung? Mit welchen Instrumenten?
Kennen Sie die Motive des einzelnen Mitarbeiters? Gibt es Mitarbeiterorientierung?
Wie werden neue Mitarbeiter gesucht? Gibt es einen Einstellungsfilter?
Wie ist die Unternehmenskultur und gibt es einen Team Spirit?
Wie schätzen Sie die Stimmung im Unternehmen ein?    

Ich fuhr also nach Ulm und freute mich auf einen intensiven Analysetag. Mein Kunde hatte den behandlungsfreien Samstag gewählt und alle Assistenzärzte und auch alle Helferinnen waren vor Ort. Mit ihm selbst hatte ich die „Leitwolffragen“ bereits am Vorabend bei einem Essen bei ihm zu Hause geklärt. In einem kleinen Workshop wurden dann die weiteren vier Punkte analysiert und Maßnahmen erarbeitet. Hier ein kleiner Auszug:

1. Es wird einen quartalsweisen jour fix geben, an dem wir über die Ergebnisse der Praxis reden.

2. Unsere Behandlungsplanung werden wir für alle Kollegen transparent machen.

3. Unser Wartezimmer heißt künftig Lesezimmer. Dort werden ein Wasserspender und ein Kühlschrank installiert.
    Wir behandeln unsere Patienten wie unsere Gäste.

4. Die Abrechnung unserer Leistungen erfolgt taggenau.

5. Unsere Gäste (Patienten) erhalten am Vortag eine SMS zur Erinnerung an ihren Behandlungstermin.

6. Es gibt eine monatliche Teambesprechung mit fester Agenda, die maximal 1,5 Std. dauert.
    Dort werden mindestens drei Aufgaben verantwortlich an Teammitglieder verteilt.

Weiterführende Fragen zum Text

1. Sind Sie Unternehmer oder Unterlasser und folgen Sie noch Ihrem Leitbild?

2. Ist die Strategie der Organisation noch allen klar und wird verfolgt?

3. Wird der Kosten/Nutzen-Aspekt beobachtet und regemäßig ausgewertet?

4. Passt die Organisation noch zu Ihrer Strategie und den Anforderungen des Marktes?

5. Haben Sie die richtigen Mitarbeiter und tun Sie alles für deren Qualifikation, Motivation und Identifikation?

6. Welche Maßnahmen ergeben sich daraus für heute, morgen und übermorgen?